Deze verklaring werd het laatst bijgewerkt op 3 augustus 2018.

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring heeft als doel u op de hoogte te brengen van het privacybeleid in onze organisatie. Wij vinden privacy enorm belangrijk, en zullen er alles aan doen om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen.

Met deze verklaring willen wij tegemoetkomen aan de nood om transparant en duidelijk te communiceren over hoe gegevens door ons verwerkt worden. Concreet lichten wij u graag in over welke gegevens wij bijhouden, hoe lang wij deze bijhouden en wat wij met de gegevens doen. Wij lichtten bovendien graag toe over welke rechten u beschikt, en wie of hoe u ons kan contacteren hieromtrent.

In grote lijnen verzamelen wij doorgaans enkel persoonlijke gegevens (naam, adres, etc.) die wij inwinnen teneinde onze diensten te kunnen uitvoeren en promoten. Dit kan soms louter administratief zijn, soms met commerciële doeleinden. Wij verbinden ons ertoe deze gegevens nooit te delen met derden, met uitzondering van eventuele opslag in (externe) cloud-omgevingen of indien wij een partner inschakelen voor het versturen van mails of post. In die gevallen worden uw gegevens enkel gedeeld onder stricte voorwaarden, zodoende uw privacy blijvend te beschermen. Uiteraard hebt u steeds het recht deze gegevens in te kijken, te bewerken of te verwijderen.

Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring werd opgesteld voor Philfashion

KBO: BE 0884.016.923
Jetsestraat 59
1853 Strombeek-Bever

Deze verklaring geldt voor de hele organisatie, alle communicatie- of administratietools (alle websites, sociale media, CRM, project management, CMS, etc.) van de organisatie en tevens (indien van toepassing) op elk personeelslid.

Let wel, voor sommige delen van de communicatie of administratie maken we gebruik van externe partners, hierbij kan ook hun privacyverklaring van toepassing zijn.

Wie kan ik contacteren, en hoe?

Alle vragen i.v.m. uw privacy worden behandeld door:

Naam: Philippe Braems
Telefonisch via: +32(0)2 267 85 91
Per mail via: philippe@philfashion.be

Uw persoonlijke gegevens bij onze organisatie.

Wij verzamelen gegevens voor de goede werking van onze organisatie. Dat kan zeer praktisch zijn (vb. voor het versturen van pakketjes), administratief (vb. boekhouding) of promotioneel (wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief).

Logischerwijs, wanneer u een bestelling via onze website plaatst, een aankoop doet in onze winkel, contact neem via het contactformulier of u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, hebben wij bepaalde gegevens van u nodig.

Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van de grondslag en het doel, gaat het doorgaans om de volgende gegevens:

Uw persoonlijke gegevens: Naam, voornaam, geslacht, ta(a)l(en)
Uw contactgegevens: Postadres, telefoon (vast en/of mobiel), e-mail
Eventuele bedrijfsgegevens: postadres, telefoon (vast en/of mobiel), e-mail, fax, BTW-nummer en/of ondernemingsnummer

Via onze website verzamelen wij ook deels geanonimiseerde gegevens, zoals IP-adressen of browsergegevens. Deze gebruikersstatistieken wenden wij aan om onze websites te monitoren en te verbeteren. Voor het verzamelen van deze gegevens maken we tevens gebruik van een externe partner gespecialiseerd in het verwerken en verzamelen van bezoekersstatistieken.

Waarom verzamelen we gegevens?

Wij leggen u graag uit om welke redenen, grondslagen of doeleinden wij uw gegevens verwerken.

Voor een goede relatie: Wij verzamelen gegevens voor de goede werking van onze organisatie. Dit stelt ons in staat vakkundig te kunnen communiceren, onze gespreksgeschiedenis te raadplegen indien nodig, en te voldoen aan alle administratieve noden die binnen onze relatie van toepassing zijn zoals onder andere het opstellen van offertes en facturen.
Voor algemene communicatie: wanneer u e-mails of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens kunnen in zo’n geval worden opgeslagen. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Voor uw gebruiksgemak: Onze websites maken gebruik van cookies (zie lager) en analyseren hoe onze bezoekers gebruik maken van onze site. Deze gegevens worden gebruikt om onze websites te optimaliseren. Om onze dienstverlening te vergroten, kunt u ervoor kiezen een account aan te maken op onze website. Zodoende dient u bijvoorbeeld uw gegevens niet telkens opnieuw in te geven wanneer u een bestelling plaats. Daarnaast bewaren wij ook eerdere bestellingen. [optioneel voor webshop]
Voor (zelf)promotie: Op tijd en stond sturen wij promotionele nieuwsbrieven uit om onze organisatie, producten en diensten aan te prijzen. U kan zich steeds uitschrijven uit onze mailinglijst door de link op de nieuwsbrief te gebruiken, of door gebruik te maken van uw recht op wijziging van gegevens zoals later beschreven in dit document.
Voor (commerciële) acties: Wanneer u deelneemt aan een actie (bijvoorbeeld een weggeefactie of wedstrijd), dienen wij te beschikken over uw contactgegevens.

Bij bovenstaande lijst maken wij graag de aanvulling dat wij ook gegevens opslaan:

bij een verkoopovereenkomst, zowel fysiek als digitaal;
in functie van een gerechtvaardigd belang voor ons bedrijf;
na een specifiek ontvangen toestemming;
of bij een wettelijke verplichting.

Hoe bewaren wij uw gegevens?

Uw gegevens worden steeds verwerkt via een versleutelde verbinding, en opgeslagen in Excel-bestand dat enkel bewaard wordt op de beveiligde computer van onze zaakvoerder. Dit kan uitzonderlijk gebeuren via server-toepassingen van partners (zoals een CRM pakket), of in cloudomgevingen zoals Dropbox of Drive.

Wij maken voor de beveiliging van door ons verwerkte persoonsgegevens gebruik van uitgebreide veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot deze gegevens.

Enkel de bevoegde personen van onze organisatie hebben toegang tot deze gegevens, en onderschrijven steeds de intenties van de organisatie aangaande het beschermen van uw privacy. Zij mogen dus deze gegevens uiteraard niet kopiëren, doorgeven of gebruiken voor eigen doeleinden.

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan nodig voor de doeleinden die in deze tekst beschreven zijn. Enkel bij wettelijke verplichting kan een langere bewaartermijn aangehouden worden.

Wat met cookies?

Onze websites maken gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst), deels om onze bezoekers te analyseren, deels voor uw gebruiksgemak.

De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u (en anderen) de website gebruikt. Deze informatie wordt verwerkt om zo onze websites te kunnen optimaliseren.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige of alle functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Voor sommige diensten van externen dienen wij tevens bijkomende cookies op onze websites te activeren. Diensten die wij kunnen gebruiken zijn CRM-pakketten, sociale media, bezoekers statistieken, vacature services, advertenties en streaming video. Wij werken daarvoor samen met externe derde partijen zoals, maar niet gelimiteerd tot, Facebook, Twitter, YouTube, Google (Plus, Maps, Analytics, Adwords), Bing, AddThis, ...

Uw en onze rechten.

Aangezien het gaat om uw privacy, beschikt u ten allen tijde over het recht tot inzage, rechtzetting of verwijdering van uw persoonsgegevens. Hiervoor kan u ons telefonisch of via mail contacteren waarbij wij er ons toe verbinden uw aanvraag zo spoedig mogelijk te verwerken.

Indien u beschikt over een account op onze website, bent u in staat deze gegevens daar te raadplegen of te bewerken.

Het is ons recht de gegevens te gebruiken voor de doeleinden zoals eerder beschreven, en uw gegevens te delen met derden, maar dan uitsluitend in de eerder toegelichtte uitzonderingen. Diensten van externen die wij kunnen gebruiken zijn mailsoftware, cloud-opslag, CRM-pakketten, sociale media, bezoekersstatistieken, vacature services, advertenties en streaming video. Voor meer informatie over de wijze waarop deze partijen omgaan met privacy dient u hun privacy voorwaarden te lezen.

Tevens, wanneer bevoegde instanties uw gegevens bij ons opvragen, zullen we daaraan gevolg (moeten) geven.

Deze privacyverklaring is een verbinding van onze organisatie naar u toe. Wanneer u met onze organisatie samenwerkt, onze website gebruikt of informatie deelt via onze communicatiekanalen, achten we dat u deze verklaring gelezen heeft, en akkoord gaat met de bepalingen die erin staan. Indien dit niet is, dient u dit tijdig te communiceren, en behouden wij het recht onze relatie te beïndigen.